Planowanie to podstawa
Przede wszystkim należy mieć szczegółowy plan. Dla przykładu: remont biura, w którym pracuje 200 osób należy rozpocząć nawet na rok przed fizycznym rozpoczęciem prac! Niezbędne jest stworzenie koncepcji, opracowania budżetu. Konieczne jest także uzyskanie wszelkich niezbędnych pozwoleń, jak np. pozwolenie na budowę. Jeśli biuro znajduje się w zabytkowym obiekcie, może być także niezbędna zgoda regionalnego konserwatora zabytków. Remont nie ruszy także bez odpowiedniego budżetu – to także trzeba zaplanować.
Najkorzystniej więc wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za organizację remontu. Jeśli jest to możliwe, można oddelegować do tego zadania jednego z pracowników. Nie będzie jednak nadużyciem zatrudnienie profesjonalnego project managera, który zajmie się koordynacją wszystkich wykonawców.
Komunikacja
Niedopowiedzenia, szczególnie podczas przeprowadzania dużych zmian w firmie, stresują pracowników. Dobrze jest więc ich na bieżąco informować o planach – między innymi przedstawienia projektu nowej aranżacji przestrzeni i harmonogramu przeprowadzek. Dobrze by było, gdyby komunikacja nie skończyła się tylko na e-mailach. Warto organizować niezakłócające czasu pracy spotkania. Można także umieścić w widocznym miejscu plany nowego biura po to, by każdy mógł w swoim tempie i w swoim czasie przyswoić zachodzące zmiany.
Tymczasowa lokalizacja
Jeśli organizujemy remont w nowej lokalizacji, to jest to sytuacja wymarzona. Jeśli jednak remontowane jest biuro, w którym firma zamierza dalej prowadzić działalność, to konieczna jest organizacja lokalizacji tymczasowej. Jeśli remont organizowany będzie w okresie urlopowym to można nawet znaleźć mniejszą lokalizację. Warto pamiętać, żeby przejściowa lokalizacja nie znajdowała się w zbyt dużej odległości od stałego biura. W przeciwnym razie firma może zostać narażona na dezorganizację pracy.
Tu warto także zwrócić uwagę na używane w firmie rozwiązania technologiczne. Remont biura to także świetny czas, by dostosować nasze miejsce prace to zasad tzw. „flexible workplace”. Łatwiej będzie zorganizować przeprowadzkę, nawet tymczasową. Telefony komórkowe i laptopy są gwarancją mobilności. Podobnie jak bezprzewodowe połączenie z siecią internetową.
Przeprowadzka
Ostatni etap remontu jest z reguły jednym z tych najtrudniejszych. Przeprowadzka do nowego biura z może być powodem do stresu. Poza regularnymi obowiązkami, pracownicy są w końcu zobowiązani do przeniesienia swojego miejsca pracy. To tym samym sprawdzian dotychczasowych działań project managera – czy wykonawcy nie popełnili błędów podczas remontu. Czy harmonogram przeprowadzki się dopina i czy projekt aranżacji nowego biura ma sens. Weryfikuje się także to, czy poprawnie prowadzona jest komunikacja. Dobrze poinformowani pracownicy nie będą czuć się zagubieni w nowym miejscu.
Sprawdź oferty wynajmu biur na http://www.officemap.pl/
