1 lipca 2026 r. weszły w życie zmiany, które upraszczają sposób przekazywania dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Więcej spraw można załatwić elektronicznie.
Sposób składania tych dokumentów zależy od tego, kto jest płatnikiem zasiłku – ZUS czy pracodawca (płatnik składek).
Kiedy płatnikiem zasiłku jest pracodawca (płatnik składek)
Zasiłek z ubezpieczenia chorobowego wypłacają ci płatnicy składek, którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20 osób (z wyjątkiem osób uprawnionych do zasiłku za okres po ustaniu ubezpieczenia). Oni również ustalają prawo do zasiłku i jego wysokość, do nich też pracownik składa wniosek o wypłatę zasiłku.
Płatnik na podstawie takiego wniosku ustala prawo do zasiłku i jego wysokość.
Wniosek można złożyć w postaci:
- elektronicznej, np. za pośrednictwem wewnętrznych systemów funkcjonujących u płatnika składek, jak poczta elektroniczna czy system kadrowo-płacowy, albo jako skan dokumentu.
Kiedy płatnikiem zasiłku jest ZUS
Jeżeli płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób, prawo do zasiłku ustala ZUS, który również wypłaca to świadczenie i w tej sytuacji ubezpieczony pracownik powinien złożyć wniosek o wypłatę zasiłku do ZUS-u. Może to zrobić w:
- postaci papierowej (jak dotychczas w zwykłej formie pisemnej z własnoręcznym podpisem),
- formie dokumentu elektronicznego na PUE/ eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych (wniosek powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS).
Jeżeli ubezpieczony np. omyłkowo przekaże wniosek o zasiłek opiekuńczy do swojego pracodawcy, który nie wypłaca zasiłku, pracodawca ma obowiązek przekazać wniosek do ZUS albo w postaci papierowej, albo elektronicznej np. jako załącznik ( skan) do dokumentu elektronicznego wysłanego np. przez portal eZUS.
Wysyłając wersję elektroniczną dokumentów, nie trzeba wysyłać do ZUS wersji papierowej.
Wnioski oraz dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku, które płatnik składek przekaże do ZUS w formie dokumentu elektronicznego (czyli np. przez portal eZUS), będą uznawane za tak samo ważne i skuteczne prawnie, jakby były złożone papierowo i podpisane własnoręcznie przez osobę ubezpieczoną.
Jeśli oprócz wniosku wymagane są inne dokumenty, to można je złożyć jako:
- dokumenty oryginalne lub kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem, lub elektroniczne kopie tych dokumentów (np. skany).
Jeżeli zasiłki wypłaca ZUS, to płatnik składek powinien przekazać niezbędne dokumenty do przyznania i wypłaty zasiłku najpóźniej w terminie 7 dni od ich otrzymania.
Monika Kiełczyńska Regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa łódzkiego
