Zarządzanie projektem obejmuje zbiór technik i metod, potrzebnych do zaplanowania oraz realizacji określonego celu. Zrealizowanie założeń wymaga odpowiedniej organizacji,
a także kontroli na poszczególnych etapach projektu. Angażuje się do niego zespół wybranych osób, którym kolejno przydzielane są konkretne obowiązki. Bardzo ważne jest również ustalenie końcowego terminu i budżetu. Co jeszcze trzeba wiedzieć o zarządzaniu projektem?
Etapy zarządzania projektem
Na zarządzanie projektem składa się 5 rodzajów działań, do których zaliczamy:
- Definiowanie- polega w głównej mierze na określeniu celu oraz zakresu projektu.
Co to oznacza w praktyce? Musimy zdefiniować ilość oraz rodzaj prac, jakie mają zostać wykonane oraz podzielić obowiązki na osoby zaangażowane w projekt. Ten etap wymaga często konsultacji z klientem, który jasno przedstawi swoje oczekiwania. Konieczne będzie także wyznaczenie narzędzi, jakie pomogą ocenić czy cel projektu został zrealizowany. - Planowanie- tego rodzaju działania opierają się m.in. na ustaleniu harmonogramu. Należy dokładnie rozpisać w jakich terminach mają być zrealizowane poszczególne działania. Ten krok sprawia, że możliwe staje się lepsze zrozumienie projektu.
- Realizację planu- ten etap to przede wszystkim dokładne przydzielenie obowiązków,
a następnie ich wykonanie zgodnie z wyznaczonym wcześniej harmonogramem. - Kontrolę etapów projektu – każdy etap projektu wymaga kontroli. Posłużyć do tego możemy się różnymi narzędziami, np. ankietę ewaluacyjną. Do wykonania dobrej kontroli niezbędne jest określenie spodziewanych rezultatów.
- Zamykanie projektu – sprowadza się zazwyczaj do podpisania wszystkich potrzebnych dokumentów oraz zdania sprawozdania klientowi.
Jak sprawnie zarządzać projektem?
Najważniejszy jest wykwalifikowany zespół osób, które będą odpowiednio zaangażowane
w projekt. Duże znaczenie odgrywa podział obowiązków. Potrzebna jest osoba pełniąca funkcję koordynatora, jednak niemożliwe będzie wykonania wszystkich zadań bez asystentów czy osoby odpowiedzialnej za finanse oraz promocje. Pomocne okażą się także wszelkiego rodzaju narzędzia, jak chociażby programy komputerowe. Zaliczyć można do nich Microsoft Project stworzony specjalnie na potrzeby zarządzania projektem. Pozwala wygodnie rozdzielać zadania, tworzyć harmonogramy, a także zarządzać budżetem. Niestety niewiele osób dobrze zna jego możliwości, dlatego w celu ich poznania warto wybrać się na szkolenie. Zapisać się można na nie poprzez stronę http://www.imperiumszkoleniowe.pl/project-podstawowy.
Sprawne zarządzanie projektem nie należy do prostych zadań i wiąże się z długim okresem planowania. Nie zawsze możliwe jest zrealizowanie wszystkich zamierzeń, ponieważ już na etapie ich wdrażania może pojawić się mnóstwo problemów, których wcześniej nie przewidzieliśmy. Niemniej, dobry plan to połowa sukcesu, Najgorsze co może się przytrafić podczas realizacji działań to chaos i błędy komunikacyjne, a w ten sposób możemy ich uniknąć.
