Zmieniając adres zamieszkania, siedziby, czy korespondencji, należy powiadomić o tym ZUS, by nie doszło do niepożądanych sytuacji. Jeżeli klient nie zgłosi zmiany adresu, korespondencja może trafić w niepowołane ręce. Do tego korespondencja, będzie traktowana jako dostarczona, mimo że w istocie nie dotrze do zainteresowanego.
Wysyłając korespondencję ZUS kieruje ją na ostatni wskazany przez klienta adres. Jeżeli adres jest nieaktualny, z korespondencją może się zapoznać osoba do tego nieuprawniona. W takim przypadku istnieje dla klienta ryzyko naruszenia jego praw i wolności, związanych z udostępnieniem danych osobowych zawartych w korespondencji. Może to spowodować szkody materialne i niematerialne. Dlatego tak ważne jest aby zgłaszać zmiany adresów – wskazuje Monika Kiełczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS województwa łódzkiego.
O obowiązku zawiadamiania organów administracji publicznej o każdej zmianie adresu, w tym elektronicznego, informuje art. 41 Kodeksu postępowania administracyjnego. W razie zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.
W jaki sposób spełnić ten obowiązek?
Informację o zmianach możemy przekazać do ZUS-u elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych PUE ZUS, za pośrednictwem operatora pocztowego lub osobiście w czasie wizyty w ZUS bądź e-wizyty. Wybór formularza, którym klient powinien poinformować o zmianach zależy od tego w jakiej roli występuje.
Jeżeli o zmianie adresu zamieszkania lub korespondencji chce poinformować emeryt lub osoba pobierająca z ZUS inne świadczenie długoterminowe, powinna w tym celu wypełnić i przekazać do ZUS formularz o symbolu ZUS EZP.
Osoby, które pobierają świadczenie krótkoterminowe np. zasiłek chorobowy lub opiekuńczy, zmianę danych podają na formularzu ZUS ZZD.
Płatnicy składek zmiany w adresie miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zamieszkania i korespondencji powinni zgłaszać na formularzach CEIDG-1 do organu obsługującego ten rejestr. Do formularza powinni złożyć dokument ZUS ZFA, którym zmienimy lub skorygujemy dane ewidencyjne na koncie jako płatnika składek, lub ZUS ZAA którym zaktualizujemy adresy prowadzonych działalności gospodarczych. Jeżeli zmiany dotyczą płatnika także jako ubezpieczonego, do CEIDG powinien także dołączyć jeszcze dokument zgłoszeniowy ZUS ZUA lub ZUS ZZA (jeżeli płatnik opłaca tylko składkę zdrowotną), gdzie poda skorygowany adres. Na podstawie tych dokumentów przekazanych przez CEIDG, ZUS dokona stosownych zmian. Jeśli płatnik o dokonanie zmian wnioskuje do Krajowego Rejestru Sądowego powinien dołączyć do wniosku formularz ZUS ZPA oraz odpowiednie dokumenty dotyczące ubezpieczonego.
Zmiany dotyczące adresu członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego nanosimy na dokument ZCNA.
Warto przy tym zauważyć, że ubezpieczeni (np. pracownicy), zmiany dotyczące swojego adresu zgłaszają do swojego płatnika składek i dopiero on zgłasza zmiany do ZUS-u na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA. To samo dotyczy zmian dotyczących zgłoszenia zmiany adresu członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego przy ubezpieczonym.
Pamiętajmy też, że klienci, których adres się zmienia, a występują jako klienci ZUS w różnych rolach, powinni złożyć informacje stosownie do każdej z nich. Tak więc np. emeryt prowadzący działalność gospodarczą powinien zmieniając adres zamieszkania, poinformować o tym jako emeryt na formularzu ZUS EZP a jako płatnik poprzez dołączenie stosownych załączników (ZUS ZFA i ZUS ZZA ) do wniosku o zmianę danych w CEIDG.
Monika Kiełczyńska
Regionalna rzeczniczka prasowa ZUS
województwa łódzkiego
