Zazwyczaj wystawianie faktur VAT kojarzy się z ewidencjonowaniem sprzedaży przedsiębiorców we wzajemnych relacjach gospodarczych. Nikogo nie dziwi fakt wystawienia faktury VAT dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. Jednak co w sytuacji, gdy jako przedsiębiorca dokonujemy sprzedaży usługi osobie fizycznej? Jak poprawnie ewidencjonować sprzedaż na rzecz takich osób, w jakim terminie i jakie elementy na fakturze są obligatoryjne – z pewnością każdy początkujący przedsiębiorca boryka się z podobnymi pytaniami. Choć temat może wydawać się dość zawiły, podobnie jak całe prawo podatkowe, nie taki diabeł straszny jak go malują. A więc najprościej – czy można wystawić fakturę VAT na osobę fizyczną? Jak najbardziej!
Po pierwsze – kasa fiskalna
Przepisy podatkowe jasno określają, iż sprzedaż dla osób fizycznych powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, a klient w takiej sytuacji otrzymuje paragon. Wyjątek stanowią tutaj przedsiębiorcy spełniający warunki ściśle określone w rozporządzeniu. Na tej grupie nie ciąży obowiązek posiadania kasy fiskalnej, a sprzedaż na rzecz osób fizycznych ewidencjonują na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży. Taka sprzedaż bezrachunkowa również musi spełnić określone wymogi:
- musi stanowić jedną całość, być spięta, a poszczególne strony muszą być ponumerowane
- musi zawierać datę uzyskania przychodu i jego wartość brutto
- kolejne wpisy należy ponumerować
- po każdym dniu musi występować podsumowanie wartości przychodu
Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, może zażądać wystawienia faktury VAT, natomiast przedsiębiorca nie może takiego żądania zignorować. Ponadto musi wystawić taką fakturę prawidłowo i terminowo.
Ważne terminy
Ustawa o podatku VAT, a dokładniej jej art. 106i ust.3, stanowi jakie terminy obowiązują przedsiębiorców wystawiających faktury dla osób fizycznych. Co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jeżeli natomiast przed dokonaniem usługi przedsiębiorca otrzymał część lub całość zapłaty, wtedy fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę w części lub całości. Ustawa w przytoczonym artykule wymienia także wyjątki od reguły i szczegółowo traktuje o sprzedaży usług, za które płatność dokonywana jest przed ich dostarczeniem.
Co powinna zawierać faktura?
Ustawa o podatku VAT w art. 106e precyzyjnie określa co każda faktura musi zawierać. Do elementów obligatoryjnych każdej wystawianej faktury należy:
- data wystawienia
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii
- imiona i nazwiska lub nazwę, a także adresy zarówno sprzedawcy jak i nabywcy towarów lub usług
- numer NIP sprzedawcy
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi
- nazwa towaru lub usługi
- miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cena jednostkowa netto towaru lub usługi (bez kwoty podatku)
- wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją
- kwoty wszelkich rabatów, upustów, obniżek
- stawkę podatku
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto
- kwotę należności ogółem, czyli wartość brutto
Przedsiębiorca musi na fakturze umieścić swój NIP, natomiast nie dotyczy to już osoby fizycznej, która takowego nie posiada. Co więcej – nie musimy również zamieszczać numeru PESEL osoby prywatnej, gdyż takich wymogów nie nakłada ustawodawca. Zwyczajowo na fakturze umieszcza się także termin płatności, natomiast nie ma obowiązku podpisywania faktury ani przez wystawcę ani przez odbiorcę.
Porady dla przedsiębiorców dostarczył portal Faktury.pl oferujący usługę wystawiania faktur online.
