Choć w XXI wieku coraz częściej korzystamy z transakcji bezgotówkowych, to gotówka jest nadal chętnie wykorzystywanym środkiem płatności. Dlatego sklepy i firmy usługowe, które najczęściej działają na rynku B2C, stoją przed wyzwaniem, jakim jest cash processing, a więc obsługa gotówki. Jednak warto wiedzieć, że usługę tę można powierzyć zewnętrznej firmie w ramach outsourcingu.
Cash processing to więcej niż liczenie pieniędzy
Jakie są podstawowe operacje związane z gotówką otrzymaną od klientów? Sprzedawca:
- przyjmuje gotówkę podczas transakcji, wydaje resztę i wkłada pieniądze do szuflady kasy fiskalnej – kwota musi się zgadzać z tą wskazaną na paragonie,
- na koniec dnia / swojej zmiany przelicza pieniądze i sporządza raport kasowy,
- utarg jest przeliczany na koniec dnia pracy – w tym momencie znaczna część pieniędzy powinna trafić do banku, a drobne pozostać w niej jako tzw. „pogotowie kasowe”,
- przychód z danego dnia należy zapisać w księgach rachunkowych firmy, by możliwe było rozliczenie się z obrotu na koniec miesiąca.
To oczywiście nie wszystkie operacje związane z gotówką. Warto bowiem również – jeszcze przed przekazaniem jej do banku – zweryfikować wszystkie banknoty, tak by pomiędzy nimi nie znalazł się żaden fałszywy. Dodatkowo, dostawa dużej sumy do banku wiąże się z ryzykiem kradzieży, w związku z czym należy rozważyć konwój. Operacji jest więc całkiem sporo, a na każdym etapie – czy chodzi o liczenie pieniędzy, czy ich przewóz – istotna jest precyzja działania oraz zachowanie pełnego bezpieczeństwa. Z tego powodu największe przedsiębiorstwa na rynku powierzają tego typu usługi w ręce ekspertów.
Na jakie usługi możesz liczyć w ramach cash processing?
Usługami typu cash processing zajmują się wyspecjalizowane firmy, które dysponują odpowiednimi środkami, by móc przejąć odpowiedzialność nad gotówką przekazaną przez klienta. Coraz częściej zajmują się tym również agencje ochrony – rozwiązania związane z obsługą gotówki oferuje m.in. Konsalnet, czyli lider rynku security z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży. Wbrew pozorom oferta agencji ochrony nie sprowadza się wyłącznie do konwojowania pieniędzy. Bezpieczeństwo przewozu dużych kwot w gotówce w opancerzonym wozie i asyście agentów ochrony to jeden z ważnych elementów procesu, ale nie jedyny. Usługi obejmują również m.in.:
- przeliczanie pieniędzy,
- usługi uwzględniające udział inteligentnego wpłatomatu (który automatyzuje cały proces, włącznie z księgowaniem obrotu w systemie rachunkowym firmy),
- weryfikację autentyczności banknotów,
- sortowanie i ewidencjonowanie gotówki.
Firma, która przejmuje pieczę nad gotówką, przejmuje również odpowiedzialność za nią. Konwoje są ubezpieczone, a rzetelna ewidencja pieniędzy pozwala uniknąć problemów na koniec miesiąca. Te firmy więc, które na co dzień mają do czynienia z dużymi kwotami przekazywanymi przez klientów w gotówce powinny rozważyć skorzystanie z usług cash processing dla własnej wygody i bezpieczeństwa.
